L’obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato è stato introdotto dalla Finanziaria 2008. La legge ha stabilito che la produzione in formato telematico e la trasmissione delle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni dello Stato, deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) con le seguenti decorrenze:
dal 6 giugno 2014, per Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza
dal 31 marzo 2015, per gli altri Enti Nazionali e per le Amministrazioni Locali.
Anche le Pro Loco, titolari di partita IVA, che dovessero emettere delle fatture nei confronti della Pubblica Amministrazione dovranno obbligatoriamente farlo utilizzando la “fattura elettronica”.

Per capire se un ente è pubblico oppure no, è sufficiente caricare il codice fiscale alla pagina del sito qui di seguito:
http://www.indicepa.gov.it/ricerca-altre-cf/ricerca-altre-cf-form01.php

 

CHE COS’È LA FATTURA ELETTRONICA

Per fatturazione elettronica si intende la possibilità di emettere e conservare le fatture nel solo formato digitale (Direttiva UE n. 115 del 20 dicembre 2001 e recepita in Italia dal Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004)
Art. 21 comma 1 DPR n.633/1972 (Decreto Iva): « Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico».
Inoltre precisa che: «Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario». Circostanza determinante perché una fattura possa essere definita elettronica è che la stessa sia in formato elettronico quanto viene trasmessa, ricevuta ed accettata dal destinatario.

 

REQUISITI DELLA FatturaPA

L’autenticità dell’origine: l’identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell’emittente della fattura devono essere certi;
l’integrità del contenuto: il contenuto delle fattura ed in particolare i dati obbligatori (previsti dall’art. 21 del D.P.R. 633 del 1972) non possono essere alterati. A condizione che sia garantita l’invariabilità del contenuto obbligatorio della fattura, il relativo formato può essere convertito in altri formati, ad esempio usando XML e PDF;
la leggibilità del documento: la fattura elettronica deve poter essere letta e consultata nel tempo, a prescindere dal formato originale con cui è stata emesse e conservata.

I requisiti della fattura elettronica sono garantiti dai sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, dalla firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente, dai sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati e da altre tecnologie non specificate lasciate alla discrezionalità dal soggetto passivo.

I sistemi di controllo di gestione prevedono che non deve essere conservata solo la fattura, ma per lo stesso periodo, anche tutta la documentazione che ne garantisce l’autenticità e l’integrità del contenuto.

L’origine e l’integrità della fattura elettronica devono essere garantiti dal soggetto emittente (cedente/prestatore o un terzo) il quale è tenuto ad apporre la propria firma elettronica o digitale.
Il contenuto: è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l’ unico accettato dal Sistema di Interscambio (SdI).
INVIO DELLA FatturaPA, controlli ed errori

“…L’utilizzo della fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario”

Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio.
Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di:

• ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA;
• effettuare controlli formali (ma non contabili) sulle fatture ricevute;
• inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

La trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’ Indice delle Pubbliche Amministrazioni.
Sono previsti cinque diversi canali di trasmissione per l’invio dei file:
Posta Elettronica Certificata (PEC)
Invio via web (Entratel, Fisconline o Carta Nazionale dei Servizi)
Servizio SDICoop – Trasmissione (servizi di cooperazione applicativa = web-services)
Servizio SDIFTP (trasferimento dati tramite protocollo FTP – File Transfer Protocol )
Servizio SPCoop – Trasmissione (servizi di cooperazione applicativa (web-services) tramite il Sistema Pubblico di Connettività = SPC)
Lo stesso Sistema di Interscambio rilascia due ricevute elettroniche: la prima al momento dell’instradamento che attesta la conformità allo standard, la seconda di esito formale rilasciata dall’ente finale.
Gli esiti dell’invio possono essere di accettazione (la fattura viene confermata) o di rifiuto (comporta la necessità di rimettere la fattura rimuovendo le condizioni che hanno portato al suo rifiuto).
Il Sistema di Interscambio effettua su ogni file FatturaPA o file archivio dei controlli formali necessari per garantire il corretto inoltro al destinatario.
Per anticipare sul proprio file i controlli effettuati dal Sistema è consigliabile sottoporre il file FatturaPA a un verifica preventiva tramite l’applicazione “Controlla la FatturaPA”.
Ogni errore riscontrato in seguito ai controlli è identificato da un codice e da una descrizione. Il codice dell’errore viene fornito nella notifica di scarto inviata al trasmittente per ogni file inviato.

CONSERVAZIONE DELLA FatturaPA

Mentre l’emittente della fattura ne garantisce l’origine informatica e l’integrità del contenuto e procede alla diretta conservazione elettronica della fattura stessa, il destinatario può decidere o meno di accettare tale processo. Qualora non lo accetti, potrà materializzare il documento. Pertanto, la stampa e la conservazione analogica rappresentano un comportamento concludente ed esprime l’intenzione del destinatario di non accettare la fattura come elettronica.

Va sottolineato che la legge rende obbligatoria la conservazione elettronica delle fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione; ciò vale sia per l’emittente che per il destinatario.