Libri sociali

Sono strumenti che permettono di conferire trasparenza e legalità alle decisione prese dai vari organi della nostra associazione; costituiscono anche la memoria storica della Pro Loco, che attraverso la loro compilazione traduce in forma scritta decisioni e idee prese.

Ogni organo dell’associazione deve avere il proprio libro verbale: quindi ogni Pro Loco avrà tre libri sociali:

1. LIBRI SOCI

E’ l’elenco dei soci dell’associazione. Oltre ai dati personali di ciascun socio, vi si annota anche il rinnovo del tesseramento annuale. Lo si utilizza sia come strumento di anagrafica, che in occasione delle assemblee per stabilire la loro validità.

Il Libro Soci deve essere rinnovato ogni anno. Per le Pro Loco che utilizzano le tessere del Socio UNPLI (UnpliCard) è possibile tenere il Libro Soci in formato digitale sul portale MyUNPLI.

Strumenti utili:

Esempio modulo tesseramento (rev. 20.01.20)
Esempio libro soci

2. IL LIBRO VERBALI DELL'ASSEMBLEA DEI SOCI

E’ il “libro” in cui vengono riportati i verbali delle assemblee dei soci, ordinarie o straordinarie, in ordine cronologico, anno dopo anno. Costituisce la storia ufficiale dell’associazione e conserva la memoria dell’approvazione dei bilanci e dell’elezione delle cariche.
Ciascun verbale va numerato progressivamente su base annuale (verbale n 1/2020, verbale n 2/2020, …), così come anche ciascuna pagina va numerata su base annuale (pg. 1 di 100, pg. 2 di 100, …). (Mentre la singola numerazione va fatta in tempo reale, la parte “di ….” va riportata a fine anno quando si conoscerà il numero di pagine totali scritte per quell’anno).

Ogni verbale deve essere firmato da Presidente e Segretario. Le firme, per essere valide, devono essere in originale su verbale cartaceo o, in alternativa, apposte digitalmente (con gli appositi strumenti di firma digitale) se conservati su computer.

Strumenti utili:

Convocazione_di_assemblea_ordinaria_e_straordinaria (1)
Verbale_di_assemblea_ordinaria_e_straordinaria

3. IL LIBRO VERBALI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO

È il libro in cui vengono riportate le decisioni prese dal Comitato Direttivo. Viene anch’esso redatto in ordine cronologico su pagine numerate. È la memoria dell’operatività delle associazioni e riporta le decisioni prese dal Comitato, sia nel suo complesso che come insieme di singoli individui.
Così come per il libro verbale dell’Assemblea, anche per quello del Consiglio Direttivo ciascun verbale va numerato progressivamente su base annuale, così come anche ciascuna pagina va numerata su base annuale.

Strumenti utili:

Lettera di Convocazione_del_Comitato_Direttivo
Verbale riunione Comitato Direttivo (rev. 31.07.2019)